O que é: Um controle de custo de evento é, geralmente, uma planilha ou método de organização para gerenciar todos os gastos envolvidos em um evento.

Por que fazer: Realizar um evento é uma atividade complexa, mas pode se transformar em algo prazeroso quando se obtêm sucesso na sua proposta. Logo, economizar o máximo prevalecendo a qualidade é a maior dificuldade encontrada por quem está interessado em realizar um evento.

Pensando nisso, veja a seguir as dicas para controlar o custo do seu evento:

Controlando os custos do evento

A regra principal para controlar os custos é prever os gastos com o pensamento de economizar com qualidade, ou seja, a economia somente poderá ser feita nas áreas corretas, de forma adequada.

O primeiro passo é organizar uma planilha com a previsão orçamentária dos custos para a realização do evento. O manuseio correto da planilha favorecerá a organização e auxiliará na escolha de onde, como e quando reduzir os gastos. Dessa forma, você acabará administrando os recursos da melhor maneira possível.

O segredo é sempre colocar todos os custos minuciosamente, desde os grandes até os mínimos e irrelevantes, pois no final cada centavo deve ser computado como valor oneroso da realização do evento.

Métodos para controlar custos

Após a previsão de valores, é o momento de economizar controlando os custos. Por isso, veja as dicas do que fazer para alcançar essa meta:

Custo nos contratos

Um aspecto preponderante, que aumentará a economia é o poder de convencimento do realizador ao lidar tanto com locador do espaço quanto dos equipamentos necessários.

A economia acontecerá após argumentar os diversos eventos que irão acontecer futuramente, dando prioridade aos aluguéis, desde que sejam feitos por um preço mais acessível.

Algumas pessoas tem a facilidade de ter um espaço sem custo para a realização do evento, como o salão de festas do seu condomínio, este pode ser muito mais econômico ou, até mesmo, não ter nenhum custo.

Custos com o Buffet em Domicílio

Ao contratar o Buffet não faça economia, escolha o melhor possível, pois um buffet amador pode colocar em risco a reputação do evento. Em contrapartida, negocie o valor com relação à quantidade de convidados, lembre-se: A negociação pode ser feita de acordo com o número previsto de convidados. A planilha bem elaborada e administrada em tempo real, é muito importante para manter este ponto bem ajustado.

Custos com Decoração e outros.

A decoração deve encantar seus convidados e também ter um custo/benefício relevante. Deve ser definida de acordo com a sua necessidade e planejada levando em conta o espaço que tem para acomodá-la. Itens para ornamentação do espaço para os convidados pode ou não ser contratados junto com a decoração da mesa principal do evento.

É preciso definir qual será o trabalho que estes itens trarão ao realizador e se vale à pena contratar. Quanto mais comodidade o realizador tiver durante o evento mais custos ele terá, é sempre bom ressaltar que é preciso fazer uma comparação da “economia x trabalho”. As vezes a “economia” acaba sendo mal interpretada.

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